Arkevia / MyArkevia : mon avis sur ce coffre-fort numérique

Je ne sais pas vous, mais moi j’ai longtemps eu des dossiers entiers de fiches de paie et de contrats qui s’empilaient dans un coin du bureau. Et chaque déménagement, c’était la même question : où ai-je bien pu ranger ce bulletin de 2012 ?
Aujourd’hui, avec la dématérialisation, on a enfin une solution plus pratique : Arkevia, ou MyArkevia pour les intimes. Un coffre-fort numérique conçu pour les documents RH, développé par Cegedim SRH, qui promet une conservation ultra-longue, jusqu’à 50 ans. Rien que ça.

Pour faire simple, Arkevia est un coffre-fort électronique personnel et sécurisé où je peux stocker tous mes documents administratifs professionnels : fiches de paie, contrats, attestations, certificats…
L’idée est que tout y soit archivé automatiquement par mon employeur via son logiciel de paie, et que moi, salarié, je puisse y accéder à tout moment, même si je quitte l’entreprise.

L’outil est rattaché à un système d’archivage conforme aux normes françaises (notamment la fameuse NF Z42-013, gage d’intégrité et de traçabilité). Autrement dit, les documents déposés gardent leur valeur légale : pas de risque de perdre une preuve ou qu’un fichier soit altéré.

Ce que j’apprécie le plus, c’est la simplicité. Une fois mon compte activé, je retrouve tout centralisé au même endroit, accessible depuis un ordinateur ou un smartphone.
Je peux :

Autre point fort : même en cas de départ de l’entreprise, je garde l’accès à mon coffre. Mes bulletins de paie ne disparaissent pas avec mon contrat, et ça, c’est franchement pratique.

Ce que je trouve rassurant, c’est que tout repose sur une architecture très stricte.
La norme NF Z42-013, par exemple, encadre la manière dont les documents numériques sont conservés. Elle impose des mécanismes de traçabilité, d’horodatage et d’empreinte cryptographique pour prouver qu’un fichier n’a jamais été modifié.
Arkevia applique ce principe à la lettre : chaque action (consultation, ajout, suppression, partage) est enregistrée dans un journal d’audit.

Les serveurs sont basés en France, les données chiffrées et les accès protégés par des protocoles sécurisés. Bref, le genre d’environnement où je peux confier mes documents sans craindre une fuite.

Côté RH, le gain de temps et d’argent est impressionnant.
Selon les chiffres communiqués par Cegedim, la dématérialisation permet de réduire jusqu’à 91 % les coûts de traitement et de raccourcir de 46 % les délais de distribution des bulletins de paie.
Moins d’impressions, moins d’envois postaux, moins de paperasse : c’est un cercle vertueux pour tout le monde.

Et ce que j’aime dans cette logique, c’est que ça ne s’arrête pas à la paie. Arkevia peut aussi stocker des documents comme les contrats, les entretiens annuels ou les certificats de formation.
En un mot : fini le papier, place à la tranquillité.

Dans la pratique, tout commence du côté de l’entreprise. C’est elle qui ouvre les coffres pour ses salariés.
Ensuite, chacun reçoit un mail pour activer son espace personnel.
Je choisis mon mot de passe, je me connecte, et je peux immédiatement consulter mes documents. Tout est classé automatiquement, sans que j’aie besoin de déplacer quoi que ce soit.

Et comme le coffre est personnel, je peux aussi ajouter mes propres fichiers (factures, diplômes, documents administratifs).
C’est un petit plus qui transforme Arkevia en véritable coffre-fort numérique à usage mixte, pro et perso.

C’est souvent la première question qu’on me pose.
Rassurez-vous : même si vous changez de poste, vous gardez votre accès à Arkevia. Les documents envoyés par votre ancien employeur restent disponibles, et votre compte devient complètement personnel.
L’objectif affiché du service, c’est que vous puissiez conserver vos documents pendant 50 ans, même sans contrat actif avec une société.

C’est un vrai gage de sérénité, surtout quand on sait que certains bulletins de paie doivent être conservés à vie.

Si je devais résumer ce que j’en retiens après plusieurs recherches et retours d’utilisateurs :

Le seul bémol ? Arkevia reste un service rattaché à certaines entreprises. Impossible d’y accéder de manière indépendante : c’est votre employeur qui décide de l’utiliser ou non.

Pour moi, Arkevia coche toutes les cases : un outil sécurisé, pratique et conforme aux obligations légales, aussi utile pour les entreprises que pour les salariés.
L’accès simplifié, la conservation longue durée et la garantie d’intégrité en font une solution de confiance dans un monde du travail qui devient de plus en plus digital.

En bref, si votre société vous propose un espace Arkevia, je vous conseille vivement de l’activer. Vous gagnerez du temps, de la place, et surtout, une vraie tranquillité d’esprit.

Parce qu’au fond, quoi de plus rassurant que de savoir que ses documents sont bien gardés… pour les 50 prochaines années ?